Leitfaden: Starthilfe für Hochschulgruppen

Ihr habt euch zu einer Gruppe zusammengefunden, um gemeinsam ein Themenfeld zu bearbeiten, das euch wichtig ist? Schon mal soweit wunderbar. Aller Erfahrung nach erfordert die Tätigkeit als Hochschulgruppe jedoch eine gewisse Portion Eingewöhnung; bei vielen wichtigen Dingen ist nicht unmittelbar klar, welche Wege im Bürokratiedickicht der Uni dafür begangen werden müssen. Deshalb gibt es diesen kleinen Leitfaden, der euch als Starthilfe dienen soll, siehe Überschrift. Wie ihr euch selbst organisiert und wie ihr arbeiten wollt, unterliegt ausschließlich eurer Entscheidung, aber hier bekommt ihr einige Infos, die ihr euch ansonsten erst mühsam erfragen müsstet.

Eure HSG eintragen lassen

Als eingetragene Hochschulgruppe habt ihr diverse Vorteile; vor allem könnt ihr leichter Räume an der Uni reservieren (siehe unten). Wie also könnt ihr eure HSG eintragen lassen?

Die Registrierung erfolgt auf Antrag bei der Zentralen Raumvergabe. Alle Informationen und Kontaktmöglichkeiten findet ihr hier.

Eine HSG ist offiziell ein nicht eingetragener Verein. Als solcher braucht sie eine Satzung. Dafür genügt eine auf eure Gruppe angepasste Standardsatzung mit den entsprechend eingetragenen Daten. Eine Vorlage findet ihr beispielsweise hier.

Anschließend müsst ihr im Sinne dieser Satzung einen Vorstand benennen und dessen Kontaktdaten mit Immatrikulationsbescheinigungen, zusammen mit einem Antrag auf Eintragung eurer HSG und der Satzung der Zentrale Raumvergabe zukommen lassen. Entweder per Mail, per Post oder persönlich (alle Kontaktinformationen siehe oben). Die als Vorstand eingetragenen Personen werden mit Abgabe der Satzung der Zentralen Raumvergabe gemeldet, die damit sicherstellt, dass tatsächlich Personen in der neu registrierten HSG aktiv sind.

Beides ist eine reine Formalität; niemand zwingt euch dazu, das, was in der Satzung steht, anschließend auch umzusetzen oder eurem benannten Vorstand tatsächliche Kompetenzen einzuräumen. Grundlage eurer Selbstorganisation sollte euer Anspruch an eure Gruppenstruktur sein.

Wenn eure HSG registriert ist, müsst ihr von da an alle drei Jahre ein Nachweisformular an die Zentrale Raumvergabe schicken, mit dem ihr bestätigt, dass eure HSG noch existiert. Darin müsst ihr immer auch 5 aktuell aktive Mitglieder eurer HSG melden. Wenn ihr das nicht tut, wird die HSG aus dem Register gelöscht. Solltet ihr eure Satzung ändern oder weniger als 5 (offizielle) Mitglieder haben, müsst ihr das mit demselben Formular melden. Ihr findet das Formular hier.

Räume für Verstaltungen anmelden

Wenn ihr eine Veranstaltung veranstalten wollt, braucht ihr dafür natürlich auch einen Ort, an dem das ganze gesichert stattfinden kann. Als Hochschulgruppe könnt ihr praktischerweise Räume an der Uni anmelden. Wie das gemacht wird, hängt davon ab, wo die Räume sind. In jedem Fall müsst ihr aber einen Raumantrag einreichen, den ihr hierherunterladen könnt.

Raumantrag für Hochschulgruppen

Nur die 5 offiziell an die Zentrale Raumvergabe gemeldeten Mitglieder eurer HSG können Räume beantragen, eine von diesen Personen muss also den Raumantrag als Antragsteller*in unterschreiben. Räume am Z-Campus werden über das Infrastrukturelle Gebäudemanagement angemeldet. Den Raumantrag einreichen könnt ihr direkt im Büro (Heinrich-Düker-Weg 5) oder per Mail an raumvergabe@zvw.uni-goettingen.de oder telefonisch an 0551 39 23333.

Räume im AStA-Gebäude müssen beim AStA-Sekretariat reserviert werden.

Im Klinikum läuft die Raumvergabe über den Hörsaalservice (Büro auf Ebene 0 D2 Raum 466), dessen Kontaktdaten ihr auf der Website der UMG.

Für Räume am Nordcampus und im Mathe-Bereich gibt es keine zentrale Vergabestelle. Hier müsst ihr euch an die Dekanate der Fakultäten wenden, denen die jeweiligen Gebäude gehören. Deren Kontaktdaten findet ihr auf den Fakultäts-Websites.

Gelder für Projekte beantragen

Für fast alle Arten von Veranstaltungen fallen verschiedenste Kosten an: Honorare und Reisekosten für Referent*innen, Material für Workshops, Druckkosten für Werbeplakate und so weiter. Das sollte euch aber nicht aufhalten: Ihr habt gleich mehrere Möglichkeiten, das nötige Geld für all das zusammenzubekommen.

Die aktuell wohl wichtigste Geldquelle für selbstorganisierte Projekte sind die Studienqualitätsmittel (SQM). Von diesen steht sowohl der Gesamt-Uni als auch den einzelnen Fakultäten pro Semester eine bestimmte Summe zur Verfügung, für deren Verwendung alle Uni-Angehörigen Anträge einreichen können. Es gibt unterschiedliche Antragsfristen für zentrale (uniweite) und dezentrale (fakultätsspezifische) SQM; diese Fristen werden generell lange im Vorfeld festgelegt, recherchiert sie also entsprechend frühzeitig. Die Anträge können nur von den Uni-Computern (beispielsweise in den Bibliotheken) und von Computern mit Zugriff auf das Uni-Netzwerk (über VPN-Client) gestellt werden. Im Antragsformular müsst ihr neben den konkreten Kostenpunkten auch eine Begründung der Wichtigkeit der beantragten Maßnahme eintragen, aufgeteilt in die Punkte Ausgangssituation, Beschreibung der Maßnahme und Erwarteter Nutzen. Entschieden wird über die Anträge in zur Hälfte mit Studierenden besetzten Gremien: Der Zentralen Studienqualitätskommission (ZSQK) und den Studienkommissionen an den Fakultäten.

Bei SQM gibt es allerdings ein paar Einschränkungen: Es dürfen daraus keine Bewirtungskosten finanziert werden (Hotelkosten aber schon, auch bei im Preis enthaltenen Mahlzeiten), außerdem gibt es an einigen Fakultäten Regelungen hinsichtlich der maximal finanzierten Summe für Druckkosten und Honorare. Die aktuellen Richtlinien für die SQM-Vergabe findet ihr hier.

Wenn ihr unsicher seid, ob alle Posten eures Antrags zulässig sind, könnt ihr bei eurem Dekanat nachfragen. Allerdings können Anträge auch in Teilen bewilligt werden, ein unzulässiger Posten ist also noch keine Ablehnungsgarantie.

Gerade für studentische Projekte ist es außerdem sinnvoll, sich an den Fachschaftsrat (FSR) der eigenen Fakultät, die Fachschaftsräteversammlung (FSRV) oder direkt an den AStA zu wenden. Die Fachschaftsräte, die FSRV und der AStA haben eigene Budgets, aus denen meist auch ein Posten zur Förderung solcher Projekte vorgesehen ist. Die Kontaktdaten der Fachschaftsräte findet ihr hier.

Für größere Veranstaltungen (Podiumsdiskussionen, studentische Kongresse, Exkursionen o.Ä.) könnt ihr den Unibund um Förderung anfragen. Hierüber können allerdings keine Bewirtungskosten, Tagegelder, Honorare oder Druckkosten finanziert werden. Die jeweils aktuelle Frist für Anträge findet ihr auf der Unibund-Website.

Bei solchen Veranstaltungen solltet ihr euch auch durchaus nicht scheuen, überregionale Institutionen zu kontaktieren, die Fördergelder für Veranstaltungen im Wissenschaftsfeld eures Faches vergeben.

Wenn ihr also eine wirklich großangelegte Veranstaltung plant, solltet ihr von Anfang an einen Finanzplan machen und schauen, was wo beantragt werden kann. Beispielsweise für die Organisation einer Tagung: Honorare, Hotelkosten und Plakat-Druckkosten über SQM; Flug- und Fahrtkosten über den Unibund; Bewirtungskosten über den FSR.

Veranstaltungen bekannt machen

Wenn ihr eine Veranstaltung zu einem euch interessierenden Thema auf die Beine gestellt habt, wäre es natürlich gut, wenn sie auch besucht wird. Es gilt also, Werbung dafür zu machen. Eine oft sehr effektive Möglichkeit sind Werbeplakate an zentralen Orten. In nahezu jedem Unigebäude gibt es speziell dafür vorgesehene Plakatwände, an denen sich fast immer noch ein bisschen Platz finden lässt. Überlegt euch am besten, für welche Studienfächer eure Veranstaltung interessant sein könnte, und hängt die Plakate dann direkt bei den zugehörigen Institutsräumen auf. Für Flyer gibt es weniger festgelegte Orte, aber es kann sich lohnen, sie verstärkt in der Nähe der Mensen auszulegen.

Neben der druckfesten Werbung ist natürlich auch die digitale Ebene wichtig. Die einschlägigen sozialen Medien bieten hier umfangreiche Möglichkeiten. Veranstaltungen zu politischen Themen lassen sich außerdem sehr effektiv über den stadtweiten E-Mail-Verteiler ‘Schöner Leben’ bekannt machen. Auf diesen Verteiler könnt ihr euch (kostenlos) eintragen unter: https://listi.jpberlin.de/mailman/listinfo/schoener-leben.

Wenn ihr eine besonders große Menge an Plakaten gedruckt habt, könnt ihr sie über den Plakatverteiler der Uni verbreiten. Macht dazu einen Termin mit der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit aus (Wilhelmsplatz 1, Kontakt: thomas.richter@zvw.uni-goettingen.de) und begebt euch dann mit bis zu 113 Plakaten und einem Paket Gummibänder dorthin, um die Plakate zum Versand an sämtliche Fakultäten, Seminare und Einrichtungen der Uni bereitzumachen. Außerdem könnt ihr bis zu 65 Plakate durch den Fachdienst Kultur der Stadt Göttingen an diverse kulturelle Einrichtungen verschicken lassen; die müsst ihr dafür auf DIN A4 gefaltet (Motiv nach innen) im Foyer des Neuen Rathauses abgeben, mit dem Adressvermerk:
Stadt Göttingen
Fachdienst Kultur
Hiroshimaplatz 1

Kontakt zu anderen HSGn aufbauen

An der Uni ist man selten allein: Die Wahrscheinlichkeit ist gar nicht so gering, dass auch andere Hochschulgruppen zu ähnlichen Themen wie euren arbeiten oder es sogar früher schon mal eine HSG zu genau derselben Thematik gab. Es kann sehr nützlich für eure Tätigkeiten sein, mit den Leuten in Kontakt zu treten, die diese Gruppen stellen oder stellten; neben Erfahrungsaustausch erhaltet ihr dadurch auch oft Zugriff auf zusätzliche Ressourcen und Kontakte. Einen Überblick darüber, welche HSGen es aktuell gibt, findet ihr auf der AStA-Website.

Um selbst auf dieser Liste aufgeführt zu werden, schickt eine Mail mit einer kurzen Beschreibung eurer Tätigkeit und eine Datei mit eurem Logo (in möglichst hoher Auflösung; JPEG) an die Öffentlichkeitsarbeit.

Wenn ihr nicht wisst, ob es frühere Hochschulgruppen in eurem Bereich gegeben hat, fragt am besten bei der Zentralen Raumvergabe nach, die wie erwähnt für die offizielle Anmeldung von HSGen zuständig ist.